En els temps que corren és una evidència que els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) són una valuosa eina per a qualsevol negoci. Aquests, ajuden a gestionar activitats com ara la planificació, la comptabilitat, magatzem, vendes, màrqueting… També és ben cert, que actualment hi ha un gran nombre de sistemes ERP disponibles al mercat, per la qual cosa és important escollir un ERP adequat que s’adapti a les necessitats i processos organitzatius de la vostra empresa. I és que avui en dia podríem afirmar que l’elecció d’un proveïdor d’ERP adequat és tan important com seleccionar un sistema ERP adequat per a la vostra empresa.
A l’hora d’escollir un proveïdor de sistemes de gestió empresarial i un o altre ERP, hi ha alguns factors que les empreses han de considerar, i algunes preguntes que s’han de formular. Aquestes els seran de gran ajuda a l’hora de prendre la decisió d’optar per un o altre proveïdor i ERP. Algunes de les preguntes a formular-se són:
- Quina és la reputació del venedor?Tan important és l’ERP que es farà servir com l’empresa que ens l’implementarà, de manera que en el procés de prospecció de l’ERP més idoni, pot ser útil crear una llista de control de selecció de proveïdors de programari. Alguns temes que podem analitzar són:
- Com ha canviat l’organització interna del venedor en els darrers anys?
- Quina és la seva cartera de productes i solucions?
- Quant de temps ha estat el venedor en aquesta indústria i de quina forma entén les necessitats dels seus clients?
- Analitzar si el proveïdor té experiència especialitzada en proporcionar solucions ERP a mida a organitzacions i negocis similars al vostre.
- Quina és la perspectiva de futur del proveïdor.
- Quines tecnologies ofereix la solució ERP?Per més que l’empresa proveïdora ens causi bona impressió i ens transmeti confiança, cal assegurar-se d’aspectes clau com ara:
- Si la solució ERP es personalitzarà per a la vostra organització i s’adaptarà als vostres processos empresarials únics.
- Si la solució pot satisfer les necessitats tècniques de la vostra organització.
- Si la solució és escalable, pot adaptar-se en resposta a usuaris en creixement o augment de les dades.
- La velocitat del producte i el seu impacte en els usuaris finals.
- Possible suport per a entorns multi sites o multi empreses, si necessiteu treballar amb múltiples operacions.
- Quines són les funcionalitats i la facilitat d’ús del sistema?
Assegureu-vos que el proveïdor us dóna a conèixer a fons les funcionalitats de sistema de gestió i que realment s’adapta a les vostres necessitats, i facilitat d’ús de l’ERP. Per fer-ho us recomanem tenir en compte els següents aspectes:
- Avalueu quines de les funcionalitats del sistema ERP podríeu realitzar i què voleu utilitzar realment.
- Analitzeu la facilitat d’ús de l’eina i l’ajuda en la implementació d’aquesta per part de l’empresa proveïdora.
- Valoreu positivament la possibilitat de fer una demostració del sistema per assegurar-vos que la plataforma dóna resposta a les necessitats de la vostra empresa, permet dur a terme les seves tasques diàries, i realment és fàcil i intuïtiva.
- Pregunteu sobre la integració, per exemple del CRM amb l’ERP general, o altres aplicacions que pugueu requerir.
- Quin serà el veritable cost de la solució ERP?
Assegureu-vos de determinar una estimació aproximada del cost d’implementació abans de signar qualsevol tipus de contracte.
- Avalueu el cost de la plataforma ERP i si és adequat per a les funcionalitats que ofereix.
- Determineu si els càrrecs seran únics o recurrents. Informeu-vos dels càrrecs per al manteniment anual, així com les actualitzacions.
- Penseu en els costos ocults que no siguin immediatament evidents.
- Un cop hagueu acabat amb aquestes avaluacions, calculeu si el rendiment previst de la inversió serà significativament superior als costos.
- Quin tipus de suport i formació es proporcionarà?
No espereu fins que la vostra implementació pateixi alguna incidència per preguntar-vos sobre l’assistència i la formació del proveïdor. És important:
- Saber com el proveïdor garantirà l’èxit la implementació d’ERP.
- Quin és el procés per què la vostra organització migri i transiti sense problemes a l’ús del nou sistema?
- Quin tipus de formació ofereix l’empresa proveïdora i, si està a disposició dels membres de la vostra organització durant i després del procés d’instal·lació.
- La disponibilitat del codi font del sistema una vegada que la plataforma estigui en funcionament, per tal que pugueu desenvolupar el programari i arreglar els errors interns.
- En el supòsit que el codi font no estigui disponible, esbrineu la freqüència amb què el proveïdor planeja arreglar errors o amb quina freqüència té previst publicar actualitzacions del sistema.
- És important saber si el proveïdor ofereix suport intern o ho subcontracta a una altra empresa.
La selecció d’un sistema ERP és un procés llarg i amb molts factors a tenir en compte, per això l’elecció de l’empresa proveïdora que en farà la implementació es clau si volem assegurar l’èxit de l’operació i no morir en l’intent.
Consulta amb nosaltres per més informació
