Programa de contabilidad para pymes. ¿gratuitos o de pago?

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El programa de contabilidad es una necesidad imprescindible para la pequeña y mediana empresa. El seguimiento eficiente de las finanzas es importante, ya que la salud financiera de un negocio es vital para su éxito a largo plazo. Un programar de facturación asequible, con una interfaz fácil de usar y funciones detalladas, puede dar a las empresas una ventaja competitiva sobre la competencia. Mientras que una solución obsoleta puede "obligar a destinar" un número incontables de horas a resolver problemas de contabilidad menores, con el perjuicio que esto supone a nivel de rentabilidad para la empresa.

Si observamos el mercado de programas de gestión de empresas veremos que hoy en día se proponen un número incontable de soluciones profesionales que se ajustan a las necesidades de todo tipo de empresas: gratuito, de pago, de instalación local o en la nube, ...

Por ello, a la hora de estudiar el contexto y escoger el mejor programa de contabilidad, hay que analizar cuáles son las necesidades del negocio y qué funciones requiere.

Cada programa de facturación ofrece una lista avanzada de funciones. Pero no todas son necesarias o igual de importantes y relevantes para todas las empresas. Por ello, es necesario identificar cuáles son aquellas funciones que ofrece el programa de contabilidad, ya sea gratuito o de pago, de instalación local o en la nube, que le facilitarán las gestiones de contabilidad de su negocio.

A continuación, se detallan algunos elementos a tener en cuenta a la hora de buscar el mejor software de contabilidad para una pequeña empresa:

Interfaz de usuario fácil e intuitiva.

La experiencia de los usuarios es un factor que puede afectar considerablemente en el proceso de contabilidad. Ningún propietario quiere dedicar su tiempo a averiguar las complejidades del programa que utilizan, y menos aún a familiarizarse con una interfaz que pueda ser compleja y poco intuitiva. Para que un programa de contabilidad, ya sea gratuito o de pago, funcione debe ser fácil de entender. Una buena opción para valorar si el programa de facturación funciona correctamente y, si es cómodo e intuitivo a la hora de trabajar es haciendo uso de una demostración o una prueba gratuita. Marcas como SAP Business One o A3ERP de Wolters Kluwer, ofrecen la posibilidad de probar demostraciones que permiten ver la usabilidad del programa de gestión.

Procesamiento de datos basado en la nube.

Ya hace tiempo que ha quedado atrás el hecho de añadir los datos manualmente en hojas de cálculo para gestionar la contabilidad. Actualmente, ya pueden utilizarse programas de contabilidad basado en la nube para acceder a la información financiera de la empresa desde cualquier parte del mundo. Además, en la mayoría de soluciones de programa de facturación, se puede trabajar de forma colaborativa entre varios miembros del equipo de forma simultánea.

Procesamiento rápido de nóminas y soporte a varias monedas.

Esta parte es realmente importante. Si bien en el mercado hay muchos programas de contabilidad gratuitos, pocos o ninguno ofrecen un procesamiento rápido de las nóminas. Por el contrario, los programas de facturación y contabilidad de pago, que no quiere decir que sean caros, permiten integrar la gestión de nóminas, y otras funcionalidades imprescindibles para la gestión contable de una empresa. Por lo tanto, una recomendación importante es que el programa de contabilidad que se adquiera debe ser capaz de proporcionar todas estas funciones. Además, para las empresas que trabajan a nivel internacional, como con un e-commerce, habrá que tener presente la función multi-moneda en el programa de facturación. El soporte de moneda global o la posibilidad de que el programa genere facturas con la moneda del cliente es necesario, especialmente para las pequeñas empresas.

Integración de varias cuentas bancarias.

Añadir una cuenta bancaria debería ser realmente fácil, y el programa que elija debe permitir hacerlo con pocos clics. Si se necesitan muchos trámites sólo para conectarse con el banco, mejor buscar otro programa de contabilidad.

Escalabilidad y funcionalidad.

También es importante buscar una solución que permita la escalabilidad a medida que la empresa crezca. Muchas empresas de programas de contabilidad ofrecen complementos y extensiones. Estas integraciones son importantes para garantizar mejorar la funcionalidad y gestión del programa.

Comprobar si el programa ofrece asistencia y seguridad de datos.

El apoyo sin respuesta puede dificultar todo. Algunos programas de contabilidad gratuitos, tardan demasiado tiempo en ofrecer atención al cliente, y normalmente suele ser a través del correo electrónico. Para ello, hay que asegurarse que tanto el programa de facturación y contabilidad que se adquiera, como la empresa implantadora incluyan funciones como chat en directo, asistencia telefónica, asistencia a domicilio y otras opciones de ayuda rápida. En cuanto a seguridad, y sobre todo en la nube, es obvio que saber dónde están los datos es de vital importancia, así como la garantía de tener controlado quien accede, y qué copias de seguridad se hacen y dónde.

Para una empresa, ya sea, pequeña, mediana o grande es muy importante disponer de un programa de contabilidad para gestionar el negocio de una manera más sencilla, y al mismo tiempo controlada. A la hora de escoger, será ésta quien tendrá la última palabra y decidirá si quiere un programa de contabilidad gratuito o de pago. Pero hay que tener en cuenta que el precio no lo es todo, y que a menudo "lo barato, acaba saliendo caro". Por ello, es importante valorar las opciones y buscar el programa que más se adapte a las necesidades de la empresa y que disponga de las funcionalidades que permitan la escalabilidad a medida que la empresa lo requiera, aunque ello suponga un coste. Actualmente el mercado ofrece soluciones como A3ERP pensadas para PYMES y del todo asequibles a nivel de precio y con una relación calidad-precio excelente.

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