¿Cómo afrontar una retirada de productos del almacén. Tu empresa está preparada?

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A todo ello se suma el hecho de que cada día los consumidores son más exigentes con los fabricantes y no dudan ni un momento en difundir su disconformidad a través de las redes sociales, lo que puede impactar muy negativamente y de manera muy rápida a la reputación y, en consecuencia, a las ventas de las empresas.

El hecho de correr el riesgo de tener que retirar partidas de productos defectuosos hace que, cada vez más directores de operaciones y responsables de almacén, consideren imprescindible controlar la trazabilidad de los lotes de productos para prevenir el menor coste económico y daño en la reputación de la marca en caso de producirse esta situación.

Es importante pues, plantearse el hecho de implementar las normas y procesos necesarios para mitigar los efectos de una hipotética retirada de productos. Para hacerlo Sage propone seis estrategias que permiten asegurar la gestión del cumplimiento normativo y hacer frente a las crisis de manera eficaz y simple, si estas se producen.

En caso de producirse una situación de crisis en la empresa con la petición de retirada de los mercados de uno o varios lotes de productos defectuosos, las recomendaciones son:

  1. Responder y adaptarse con agilidad a los cambios de normativas. Y es que las normativas relacionadas con la seguridad de los productos son cada vez más estrictas y complejas, varían rápidamente y además difieren entre unos y otros países. Todos estos elementos contribuyen a aumentar el riesgo de retirada de productos del mercado. La implementación de una solución de gestión empresarial eficaz y centralizada contribuye al cumplimiento sistemático de las normativas vigentes y los cambios que se producen.
     
  2. Mantener la cadena de suministros visible y actualizada constantemente de tal forma que, en caso de detectarse un lote de productos defectuoso pueda identificarse el alcance de éste en la cadena de suministros. Qué lotes de productos son, qué materias primas están implicadas, si ya se ha producido la misma incidencia en otra ocasión, ... Disponer de toda la información de cada proveedor y cliente actualizada en un sistema centralizado permite afrontar situaciones de este tipo.
     
  3. Ser transparente durante una situación de crisis. Una retirada de productos mal gestionada puede dañar gravemente la reputación de una empresa, por lo tanto, es imprescindible tener el control de la información y gestionarla adecuadamente de cara a los clientes. Comunicar de acuerdo con la información disponible y de lo que se tiene seguridad absoluta es clave para no perder la confianza con los clientes.
     
  4. Reducir el riesgo y el impacto de las retiradas de producto. Si bien es imposible predecir una retirada de productos por motivos de seguridad, hay acciones que permiten reducir el riesgo y las consecuencias en caso de que se dé la situación. Es importante guardar muestras de lotes de producto para hacer comprobaciones de forma rápida, si es necesario, reducir las cantidades de lotes, mantener una comunicación fluida con todos los componentes de la cadena de suministros, aplicar mejoras constantes en los procesos, supervisar de forma constante las reacciones de los clientes, también en las redes sociales, .... Una gestión empresarial integral y centralizada facilita la gestión y control de las actividades de producción y cadena de suministros.
     
  5. Plan de gestión de crisis. Es imprescindible tener un plan de gestión de crisis a punto por si surge algún problema, poder aplicarlo de forma inmediata. Algunas de las acciones que debe incluir un plan de gestión de crisis son: determinar la gravedad y riesgo real, identificar el alcance del problema y lotes a los que afecta, avisar del problema a vendedores y distribuidores, informar de la problemática a las autoridades pertinentes, informar de forma transparente sobre el problema, ... Un plan de gestión de crisis ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas vigente en todo momento.
     
  6. Actuar con total seguridad. Trabajar con una solución de gestión empresarial integral que sea capaz de suministrar datos precisos cuando las necesitas y minimizar las consecuencias producidas por una retirada de productos, contribuye muy positivamente a reducir al mínimo los costes y daños de reputación que se puedan ocasionar.

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Fuente: "Control total. Garantiza los procesos de las retiradas de productos de ti almacén" The Sage Group.

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