Cómo hacer una migración de datos erp con éxito

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Durante el proceso de migración, los datos deben extraerse de los sistemas de origen, transfórmalos, adaptarlos y cargarlos al nuevo sistema ERP de destino. Esto puede ser, y suele ser, un proceso bastante complejo, a menudo más de lo que inicialmente teníamos previsto. Tener un enfoque y una planificación de migración de datos bien definida asegura llevar a cabo una implementación de acuerdo al timing programado y evitar sustos y sobre costos en el presupuesto.

Para hacerlo Inforber Consulting cuenta con un equipo de consultores expertos en implementación y migración de software de gestión empresarial, que ofrece el máximo de garantías en los procesos de migración. A continuación planteamos cinco pasos a tener en cuenta a la hora de optimizar el proceso y ejecutar una migración de datos ERP con éxito.

1) Analizar el alcance del proyecto.

Las empresas suelen trabajar con tres categorías generales de datos: datos transaccionales actuales abiertos (en vivo); datos maestros, que son los datos básicos necesarios para el funcionamiento de un negocio; y los datos históricos, relativos a la información de la empresa de más de dos años. A la hora de analizar el alcance del proyecto se deberá tener en cuenta y tomar decisiones de cómo definir el proyecto, quien tendrá acceso a un tipo u otro de datos, qué datos deben ser migradas, con qué orden y prioridad qué sitios se verán afectados, cuáles y qué cantidad de datos históricos se quiere almacenar la nueva solución ERP, etc.

2) Desarrollar una estrategia.

En un proyecto de migración de ERP es imprescindible contar con la participación de toda la empresa. Hay que definir un plan y articular a toda la organización, asignando funciones, delegando responsabilidades y potenciando los responsables de la toma de decisiones. Habrá también priorizar las tareas empresariales asociadas con los datos abiertos y dinámicos: y configurar una secuencia de acciones lógica y viable, y en unos plazos razonables según marque la metodología de implementación de ERP. Es imprescindible trabajar de forma sistemática, con método y evitando el impulso de migrar "todo a la vez", porque los errores se producen cuando las migraciones se hacen con gran volumen de datos y de forma rápida.

3) Definir los estándares.

Una migración de ERP permite mover datos de cualquier base de datos, ya sea Microsoft® Excel, sistemas heredados o un ERP más antiguo. Lo que habrá que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una migración de ERP es estandarizar todos los datos de acuerdo con la nueva solución ERP, con el fin de uniformar el criterio de migración. Para ello, se analizarán los datos de origen con los datos asignadas al nuevo ERP y se configurarán una serie de reglas de traducción, con el objetivo de descubrir y resolver los problemas que puedan surgir antes de la migración.

Es importante revisar todos los datos en relación a su viabilidad, reducir y eliminar la redundancia, y limpiar los datos eliminando datos incorrectos o corruptos de registros, tablas y bases de datos antes de la migración de datos ERP. La clave del éxito en los procesos de migración está en hacer el traspaso de la mínima cantidad de datos críticos necesarios para las necesidades comerciales y normativas de una empresa.

4) Validación del proceso

La validación de datos, antes de la migración, es una parte crucial del proyecto. La transferencia de datos inexactos al nuevo sistema puede llegar a comprometer su eficiencia y generar grandes gastos innecesarios.

Finalmente, la etapa de prueba o verificación de los datos migrados es igual de crítica. Una manera sencilla de asegurar que la migración de datos sea un éxito es crear una muestra de prueba en una base de datos de prueba, no el sistema en vivo. Una estrategia de pruebas en varios puntos de la instalación puede evitar acumular problemas y errores que deberán tratarse al final del proceso, haciéndolos más caros y difíciles de corregir.

5) Asignación de personal de la empresa

En una migración ERP es imprescindible la implicación del personal de la empresa, por lo tanto, será necesario asignar personal interno, o contratar técnicos expertos en migración de datos, que se impliquen en la migración de ERP en la empresa y con disponibilidad durante todo el proyecto.

La migración de datos ERP en una empresa, pues, es un tipo de proyecto de gran envergadura y cierto riesgo, ya que un error o mala gestión en este proceso puede suponer un gran sobrecoste en el proyecto o incluso la pérdida de información crucial para la empresa. Es por este motivo que desde Inforber Consulting recomendamos la contratación de un equipo experto y con una trayectoria consolidada en este tipo de proyectos que garantice al máximo el éxito de la migración de datos de ERP.

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