Factura electrònica

Solucions de factura electrònica.

Programa Kit Digital cofinanciat pels fons Next Generation (EU), dins del Mecanisme de Recuperació i Resiliència.

Una factura electrònica és, davant de tot, una factura. És a dir, té els mateixos efectes legals que una factura en paper. Recordem que una factura és un justificant del lliurament de béns o la prestació de serveis.

Entre 500 y 1000 € aprox.

Normativa legal

Les factures, en general, i les factures electròniques, en particular, estan regulades pel Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aquest Reglament estableix les normes que han de complir obligatòriament les factures, tant en paper com electròniques.

S' hi regulen aspectes com:

Obligació d' expedir factura.
Tipus de factures: completa o ordinària i simplificada.
Expedició per tercers.
Contingut de la factura.
Requisits de les factures: llegibilitat, autenticitat i integritat.
Especificitats de la factura electrònica.
Terminis.
Altres factures: recapitulativa, duplicats, rectificatives.
Règims especials.
Conservació.

Llegibilitat, autenticitat i integritat

Totes les factures, siguin electròniques o en paper, han de garantir:

La llegibilitat de la factura.
L'autenticitat de l'origen de la factura (és a dir, garantir la identitat de l'obligat a la seva expedició i de l'emissor de la factura, que poden ser la mateixa persona).
La integritat del contingut de la factura (és a dir, garantir que el seu contingut no ha estat modificat).

En el cas de la factura electrònica:

La llegibilitat la facilita el programa informàtic que la crea o rep.

L' autenticitat i la integritat es poden garantir de diverses formes:

Mitjançant signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut.
Mitjançant intercanvi electrònic de dades EDI.
Mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l' Agència Estatal d' Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i hagin estat validats per la mateixa.
Mitjançant els controls de gestió usuals de l' activitat empresarial o professional del subjecte passiu, sempre que permetin crear una pista d' auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que aquesta documenta.

Tipus de factures electròniques

Convé distingir dos tipus fonamentals de factura electrònica: la factura electrònica amb format estructurat i la factura electrònica amb format no estructurat.

Ambdues són documents electrònics susceptibles de ser transmesos mitjançant xarxes de comunicacions electròniques, com Internet. La diferència estressa en què el format estructurat facilita el seu tractament automatitzat mentre que el no estructurat no ho facilita.

Factures en format estructurat

Les factures en format estructurat contenen dades i poden ser generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de l' emissor i ser tramitades de forma igualment automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat del receptor. Exemples de formats estructurats són els que utilitzen el llenguatge XML (com UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Factures en format no estructurat

Les factures en format no estructurat consisteixen essencialment en una imatge, la qual cosa implica que el seu processament per poder ser introduïdes en els sistemes informàtics del receptor requereix una intervenció manual o un procés costós que no sol estar completament automatitzat, com el reconeixement òptic de caràcters (OCR). Entre aquestes tenim les factures en paper escanejades i els fitxers PDF.

Avantatges de la factura electrònica

Beneficis específics de la factura electrònica són:

escurçar els cicles de tramitació, inclòs el cobrament;
reduir errors humans;
eliminar costos d'impressió i enviament postal;
facilitar un accés més ràpid, àgil i fàcil a les factures emmagatzemades;
reduir dràsticament l'espai necessari per al seu emmagatzematge;
millorar el servei al client; eliminar el consum de paper i el seu transport, amb el consegüent efecte positiu sobre el medi ambient;
facilitar la lluita contra el frau;
subsumir la factura en els sistemes informàtics empresarials, millorant dràsticament la seva gestió;
i, això és el més important, contribuir a la modernització de l' economia i al desenvolupament de la Societat de la Informació.

Els beneficis econòmics derivats de l' automatització del procés de la factura superen els estalvis en impressió i enviament postal. Per això, el màxim benefici potencial es realitza mitjançant l' ús de factures electròniques amb format estructurat, si bé hi ha escenaris on no es materialitzen aquests beneficis, com és el cas de factures destinades a persones físiques.

Aquests beneficis, però, no es podran materialitzar si no se superen importants reptes. Cal destacar els següents:

la seva adopció per la Petita i Mitjana Empresa (PIME), que constitueix el segment més important del teixit empresarial espanyol i europeu;
la seva acceptació pels ciutadans; la seva implantació en les Administracions públiques; y
la interoperabilitat dels sistemes de facturació electrònica que permeti el seu ús en la interrelació comercial tant dins com a través de les nostres fronteres.

Connecta la teva empresa al futur amb les factures electròniques